Oggi vi spieghiamo come trattare una Busta confidenziale, per spedire la vostra documentazione in modo sicuro. Oggi come oggi abbiamo un metodo che ci pare infallibile per evitare di utilizzare della carta per la nostra documentazione: internet ci corre in soccorso molte volte, questo è senza dubbio innegabile. Ma vi sono alcuni documenti, generalmente i più importanti, che necessitano ancora di essere stampati e consegnati per posta ordinaria, proprio in virtù della loro importanza. Pensiamo a degli atti notarili, a degli attestati, a delle lettere inviate al nostro avvocato e molte altre situazioni che richiedono l'utilizzo di carta, magari intestata, e di buste commerciali.
Ecco che le nostre comunicazioni, alle volte, hanno decisamente bisogno di qualcosa in più che ne attesti di per sè il valore: la carta dovrà quindi essere o intestata o comunque di un certo pregio, non il classico foglio che utilizziamo nello scomparto della nostra stampante, per intenderci, e così anche le buste: che siano sempre della corretta misura e del materiale più appropriato per la nostra comunicazione, per dare subito la giusta immagine del mittente e non relegarlo nella compagine di chi non sa stare al mondo. Cerchiamo di utilizzare poi un linguaggio sobrio e professionale, all'interno del messaggio: certamente non ci stiamo rivolgendo a un amico di vecchia data, per cui è bene calibrare la lingua sul destinatario e sull'importanza della comunicazione che sta avvenendo tra noi.
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Attualmente le persone di tutte le età dedicano ad internet molte ore del proprio tempo ed esso è diventato il mezzo attraverso cui documentiamo le nostre vite attraverso foto, video e messaggi.
Quello però che spesso ignoriamo è che ogni cosa pubblicata viene affidata ad internet che ha l’indiscutibile capacità di renderla accessibile a chiunque e in qualunque momento.
Negli ultimi anni il tema della Privacy su Internet ha fatto discutere notevolmente, soprattutto a seguito di notizie relative all’utilizzo dei dati personali per scopi ben più ampi di una semplice condivisione con i propri amici e conoscenti.
Tutte le nostre relazioni e di conseguenza tutti i nostri processi decisionali vengono mediati dalle piattaforme online, anche se continuiamo a credere di essere tutelati, in realtà siamo noi stessi a rinunciare a molti dei nostri dati personali ogni qualvolta accettiamo “termini e condizioni” senza neanche leggerli pur di scaricare quell’applicazione.
Già nel 2004, in Italia, è entrato in vigore il “testo unico sulla Privacy” ovvero il Codice che raccoglie le disposizioni in materia di protezione dei dati personali, il quale garantisce che il trattamento dei dati si svolga nel rispetto dei diritti, della libertà e della dignità dell’utente, a cui deve essere assicurato un elevato libello di protezione.
Tuttavia il reale problema sono spesso i giovani che espongono sui social i loro segreti più intimi perché non riescono a distinguere la vita reale da quella virtuale, ma non a causa loro, ma a causa del fatto che ci son “nati dentro”.
Quello che più preoccupa è il fatto che siano i professionisti a mettere a rischio i propri contatti di lavoro, soprattutto perché in molti lavori viene richiesto un continuo scambio di informazioni tramite e-mail sia tra colleghi e quindi impiegati, sia con i clienti, nell’illusione che sia tutto più semplice e veloce.
Ognuno dei noi non rinuncerebbe mai consapevolmente alla propria privacy, nessuno direbbe “sì, guarda pure tutto quello che faccio durante la giornata”, eppure su internet questa consapevolezza sembra svanire ed è per questo che negli ultimi anni si è cercato di puntare sull’educazione dei più giovani e meno giovani, nella speranza che proprio chi ne fa un uso maggiore sia in grado di valutarne le potenzialità e contemporaneamente i rischi.
Come ogni “strumento”, anche questo va analizzato ed utilizzato con consapevolezza ed è per questo che bisognerebbe prima conoscerlo nella sua complessità e poi utilizzarlo, ma non è mai troppo tardi per informarsi!
Busta confidenziale? Posta cartacea o mail?
Non dimentichiamo poi un altro aspetto decisamente fondamentale quando si tratta di comunicazioni di una certa importanza: la posta cartacea, per certi versi, può essere più sicura di una comunicazione via email. Pensiamo, ad esempio, alle volte in cui una nostra comunicazione importante è finita nella casella spam della mail del ricevente, oppure, caso ugualmente sfortunato, al contrario: una comunicazione che aspettavamo con ansia è inavvertitamente finita nella nostra cartella di spam. O ancora, pensiamo agli sfortunati casi in cui un haker, attraverso programmi fantasma, si sia impossessato di tutti i contatti e di tutte le comunicazioni contenute in una casella email: certo vi sono antivirus che possono scongiurare questa eventualità, mettendo al tappeto quantomeno i tentativi più maldestri di appropriazione indebita di informazioni, ma più il nostro ruolo diventa importante, più avremo bisogno di sistemi che ci proteggano a dovere. Con la cara e vecchia posta, invece, questi tentativi sono bloccati sul nascere: a meno che non vi siano spie nell'ufficio postale al quale affidiamo la nostra importante comunicazione, ecco che nessuno potrà intercettarla. Almeno in questi anni, infatti, i malintenzionati si concentrano (e a ragione) sul carpire informazioni dal nostro computer, sfruttando le tante falle che un mondo informatizzato come il nostro mette loro a disposizione.
Quindi, ecco il nostro consiglio: per le comunicazioni davvero importanti non lasciate nulla al caso. Scegliete con cura i vostri strumenti e la forma che volete dare al messaggio e non esitate ad affidarlo all'ufficio postale più vicino, pagando il sovrapprezzo per una raccomandata con ricevuta di ritorno. Sarà come avere la spunta di lettura da pc, ma senza i rischi connessi all'utilizzo della rete, rischi che mai potremo essere in grado di scongiurare del tutto!
